Als Produktivitätsnerd denke ich ständig über die für mich optimale Aufgabenverwaltung nach. In diesem Jahr habe ich bereits viele Anpassungen vorgenommen. In der Vergangenheit habe ich versucht, Getting Things Done (GTD) möglichst vollumfänglich umzusetzen. Das resultierte in einem sehr komplizierten OmniFocus-Setup. Für die Aufgaben, die ich tatsächlich darin verwaltet habe, war das sowohl im Hinblick auf den Inhalt als auch auf die Masse mit Kanonen auf Spatzen geschossen.
Anfang des Jahres habe ich angefangen, mich mit digitalem Minimalismus zu beschäftigen. Im Zuge dessen habe ich mich entschlossen, meine digitale Aufgabenverwaltung komplett aufzugeben und stattdessen ein Bullet Journal anzulegen. Das war ein sehr heilsamer Schritt, denn dadurch hat sich die Struktur meiner Aufgaben automatisch massiv vereinfacht. Das Bullet Journal machte mir Spaß, doch alles täglich immer wieder neuzuschreiben und von einem Tag auf den nächsten zu übertragen, fand ich unnötig.
Ich habe den Schluss gezogen, meine Aufgaben wieder digital zu verwalten, allerdings unter Beibehaltung der Einfachheit, die sich im Bullet Journal ergeben hat. Dafür nutze ich Things 3, ein wunderschönes Stück Software, dass ich sowohl auf dem Mac als auch auf dem iPad und dem iPhone installiert habe, so dass ich meine Aufgaben immer im Zugriff habe. Das hat gut funktioniert, vor allem wiederkehrende Aufgaben sind digital einfach viel einfacher zu verwalten als analog. Das System hatte aber auch wieder Nachteile: Zum einen nutzte ich mein Notizbuch, das mir doch soviel Spaß gemacht hatte, fast gar nicht mehr. Zum andern erledige ich oft nur die Aufgaben, die zu einem bestimmten Zeitpunkt auf der Today-Seite in Things auftauchen. Aufgaben, die mit keinem bestimmten Datum versehen sind, fallen runter.
Ich habe mir überlegt, wie ich mein Bullet Journal wieder verwenden kann, ohne täglich meine Aufgaben neuzuschreiben und so dass ich mir gezielt überlege, welche Aufgaben ich angehen möchte und mich nicht nur auf das konzentriere, das fällig ist. Mein Arbeitsaufkommen ist für die tägliche Aufgabenverwaltung im Bullet Journal zu statisch, für die monatliche aber zu dynamisch. Also habe ich einen Wochenplan eingeführt. Mein System funktioniert jetzt folgendermaßen:
Die Gesamtheit meiner Aufgaben liegt nach wie vor in Things. Am Anfang der Woche setze ich mich mit dem Notizbuch an meinen Computer und stelle einen Wochenplan auf. Damit zwinge ich mich dazu, ein wöchentliches Review durchzuführen und mich auf Aufgaben festzulegen, die ich in der Woche angehen möchte. Der Wochenplan kommt im Bullet Journal mit einer Seite aus und besteht aus zwei Hälften: Auf der linken Seite gibt es für jeden Tag der Woche einen kleinen Bereich und auf der rechten Seite steht die Liste der Aufgaben, die ich in der Woche angehen möchte, die aber nicht an einen bestimmten Tag gebunden sind. In Things gehe ich nacheinander die drei Bereiche Today, Upcoming und Anytime durch und entscheide, was für die aktuelle Woche relevant ist. Am Ende habe ich eine Seite in meinem Notizbuch gefüllt mit allem, was ich in der kommenden Woche erledigen möchte. Things kann ich dann schließen und die Woche über nur noch mit dem Notizbuch arbeiten. Am Ende der Woche hake ich alle Aufgaben, die ich erledigt habe, auch in Things ab und beginne die nächste Woche wieder von vorn.
Der Vorteil ist, dass ich so einen Überblick über meine ganze Woche habe, ohne dass ich in einer Software durch mehrere Ansichten navigieren muss. Außerdem wähle ich meine Aufgaben am Anfang der Woche bewusst aus und lasse mich nicht nur von Fälligkeitsdaten kommandieren. Ich habe den Eindruck, dass diese Methode für mein Aufgabenaufkommen die optimale Balance aus beiden Welten ist.
Welche Methoden nutzt Du, um Deine Aufgaben zu verwalten? Schwörst du auf Stift und Papier oder die digitale Welt? Vielleicht auch eine Kombination aus beiden? Ich freue mich über Deine Antworten in den Kommentaren. Bitte teile den Artikel in Deinem Netzwerk, wenn er Dir gefallen hat. Du kannst mir außerdem auf Twitter folgen.
”Top view of flat lay with keyboard, small notes and a pen. Marbled Background.” by Marco Verch is licensed under CC BY 2.0.