So legst du in Things automatisiert Projekte aus einer Vorlage an

Ich lese regelmäßig Sachbücher. Dabei versuche ich, soviel wie möglich zu lernen und das Wissen langfristig zu bewahren. Aus dieser Motivation heraus hat sich mittlerweile ein Workflow aus verschiedenen Schritten etabliert, der sich für jedes Sachbuch wiederholt. Im Moment sind das die folgenden Tätigkeiten:

  1. Projekt in Things anlegen
  2. Seite in meinem Notizbuch anlegen und das Inhaltsverzeichnis übertragen
  3. Das Buch bei GoodReads auf “currently reading” stellen
  4. Buch lesen (dabei Notizen machen)
  5. Buch bei GoodReads auf “read” stellen und bewerten
  6. Notizen digitalisieren
  7. FlashCards in Anki erstellen
  8. Schauen, ob Ideen für Artikel daraus entstehen

Things ist mein Taskmanager, in dem ich alle meine Aufgaben verwalte und den ich sowohl auf dem Mac als auch auf iPad und iPhone installiert habe. Durch das Anlegen eines Projekts für das Buch in Things (Schritt 1) stelle ich sicher, dass ich keinen der Schritte vergesse. Die Schritte zwei bis acht sind einzelne Todos in dem angelegten Projekt.

Mich hat genervt, dass ich jedes Mal, wenn ich ein neues Buch anfange, diese Aufgaben manuell in Things eintippen muss. Also habe ich recherchiert, ob es nicht eine Möglichkeit gibt, das Erzeugen dieser Projekte zu automatisieren. Und siehe da, die gibt es: Things bietet ein URL-Schema als Automatisierungsschnittstelle an. Das bedeutet, dass Things Links entgegennimmt, die mit things:/// starten. Das ist vergleichbar mit Internetbrowsern, die auf das Schema http:// reagieren. Hinter things:/// hängt man die Befehle und Parameter an, die man Things gern mitteilen möchte. Was alles möglich ist, ist gut dokumentiert. Auf der Dokumentationsseite befindet sich ein praktischer Link Builder. Mit diesem Tool kann man grafisch konfigurieren, welchen Befehl man Things geben möchte und es generiert daraus die passende URL.

Im erst Schritt wählt man aus, welche Aktion man ausführen möchte. In meinem Fall ist es das Anlegen eines Projekts (add-project). Danach gibt man den Namen des Projekts ein. Dies soll bei mir immer der Name des Buches sein, das ich lesen möchte. Da das eine Variable ist, füllt man hier einfach einen Platzhalter ein, den man später einfach ersetzen kann, bspw. TITEL. Ansonsten habe ich nur noch die Felder Area und Todos befüllt, die jedes Mal gleich sind, also hier fest eingetragen werden können. Danach sichert man sich die URL, die der Link Builder generiert, am besten erstmal weg. Diese URL kann man bereits jetzt aufrufen und damit ein Projekt in Things erzeugen. Inhaltlich müsste das schon korrekt funktionieren, nur der Name des Projekts ist noch TITEL.

Zur dynamischen Automatisierung habe ich mich dazu entschlossen, einen Shortcut in der iOS-Shortcuts App anzulegen. Dieser soll mich beim Ausführen nach dem Buchtitel fragen und dann daraus mit der oben generierten URL ein Projekt in Things mit dem korrekten Namen erzeugen. Die Shortcuts App ist im Prinzip ein Sandkasten, in dem man mehrere verschiedene Aktionen hintereinanderschalten kann. Mein Shortcut benötigt folgende Schritte:

  1. Den Benutzer den Buchtitel eingeben lassen
  2. Alle Leerzeichen im Buchtitel durch %20 ersetzen (so werden Leerzeichen in URLs kodiert)
  3. Den entstehenden String in einer Variablen speichern
  4. Eine URL erstellen. Dafür muss die URL, die man mit dem Linkbuilder oben generiert hat, hier reinkopiert werden. Der statische Projekttitel in der URL muss durch die gespeicherte Variable mit dem Buchtitel ersetzt werden.
  5. Die erstellte URL aufrufen

Das wars auch schon. Der Shortcut ist jetzt ausführbar und legt das Projekt wie gewünscht an. Das erspart mir in Zukunft viel manuelle Tipparbeit und es besteht keine Gefahr mehr, dass ich einen Schritt vergesse. Mein Shortcut lässt sich übrigens auch hier herunterladen.

Hast Du auch Erfahrung mit Automatisierung? Mich würde interessieren, für welche Zwecke Du sie einsetzt. Oder hälst Du nichts davon? Ich freue mich über Deine Antworten in den Kommentaren. Bitte teile den Artikel in Deinem Netzwerk, wenn er Dir gefallen hat. Du kannst mir außerdem auf Twitter folgen.

FlickrFriday #15: Repetition – [Explored]” by elPadawan is licensed under CC BY-SA 2.0.

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